اشخاص و شرکت‌هایی که نرم‌افزار تولید می‌کنند، می‌توانند آن را به اشخاص دیگر واگذار کنند. یکی از قالب‌های این واگذاری فروش نرم‌افزار است. معمولا انواع نرم‌افزارها به‌ویژه نرم‌افزارهای تخصصی نیاز به نصب و راه‌اندازی و همچنین یک دوره پشتیبانی دارند. اینکه نرم‌افزار با چه مشخصاتی به خریدار تحویل داده می‌شود و شرایط نصب و راه‌اندازی، دوره زمانی آموزش و پشتیبانی از آن چقدر است و آیا نرم‌افزار تاییدیه فنی و گواهینامه ثبت دارد یا نه، مواردی هستند که باید در قرارداد فروش و پشتیبانی نرم‌افزار مورد توجه قرار بگیرند.

در قرارداد فروش و پشتیبانی نرم‌افزار یک یا چند نسخه نرم‌افزاری با مشخص کردن شرایط بهره‌برداری از آن در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. بخشی از این شرایط بر عهده فروشنده و برخی دیگر بر عهده خریدار است. 

اجرای قرارداد فروش و پشتیبانی نرم‌افزار در چند مرحله انجام می‌شود. این مراحل شامل موارد زیر است:

۱) نصب و راه اندازی نرم‌افزار

۲) تحویل موقت 

۳) تحویل نهایی

۴) تضمین (گارانتی)

در تمامی این مراحل، مبلغ قرارداد نیز پس از تایید خریدار برای هر بخش به‌صورت جداگانه پرداخت می‌شود.

فروشنده برای تحویل نرم افزار باید اقدامات لازم مانند نصب و راه اندازی را انجام دهد. خریدار نیز باید اطلاعات، مدارک، مستندات و همچنین دسترسی‌های لازم را به فروشنده بدهد و فروشنده ملزم به حفظ و عدم افشای این موارد به اشخاص دیگر است.

در رابطه با آموزش‌های لازم نیز فروشنده با فروش نرم‌افراز می‌تواند آموزش را در قالب ارائه دستورالعمل استفاده یا آموزش حضوری در اختیار خریدار قرار دهد. اگر نیاز به آموزش حضوری از سوی فروشنده باشد، ساعت و بازه زمانی آموزش در قرارداد مورد توافق قرار می‌گیرد. برای حفظ اطلاعات توصیه می‌شود، خریدار پس از دریافت آموزش‌های لازم، از اطلاعات، نسخه پشتیبان تهیه کند.

پس از نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار توسط فروشنده و ارائه آموزش‌های لازم، نرم افزار به صورت آزمایشی در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. در این دوره اصطلاحا نرم‌افزار به‌صورت موقت تحویل داده می‌شود. خریدار در این دوره می‌تواند ایرادات و اشکالات نرم‌افزار یا نحوه استفاده از آن را با فروشنده مطرح کند و فروشنده در حدود قرارداد ملزم به رفع آن‌هاست. مدت زمان تحویل موقت باید در قرارداد مشخص شود. سپس نرم‌افزار به‌صورت نهایی به خریدار تحویل داده می‌شود.

با تحویل نهایی نرم‌افزار به خریدار، اجرای قرارداد به‌طور کامل تمام نمی‌شود. در واقع پشتیبانی (گارانتی) در قرارداد فروش نرم‌افزار یکی از تعهدات فروشنده به‌شمار می‌رود. با این توضیح که پس از استفاده از نرم‌افزار ممکن است، ایراد یا مشکلی در برنامه به وجود بیاید، در این صورت فروشنده باید در مدت زمان پشتیبانی نسبت به رفع آن‌ها اقدام کند. محدوده خدمات پشتیبانی و مدت زمان ارائه این خدمات باید به‌طور کامل در قرارداد ذکر شود.

با توجه به اینکه نرم‌افزار قابل توسعه است، نکته دیگر در این قرارداد، توافق در مورد آخرین نسخه نرم‌افزار و نحوه واگذاری آن به خریدار است. پس از اتمام دوره گارانتی نیز در صورت درخواست خریدار به دریافت خدمات پشتیبانی، فروشنده می‌تواند با قرارداد جداگانه‌ای با عنوان «خدمات پشتیبانی و بهینه سازی» این خدمات را به خریدار ارائه دهد.

از دیگر مواردی که در این قرارداد مورد توافق قرار می‌گیرد، این است که نصب و اجرای نرم‌افزار در سرور فروشنده انجام می‌شود یا در سرور خریدار. به علاوه کد‌های برنامه نویسی (source code) در اختیار خریدار قرار می‌گیرد یا خیر.

در صورت نیاز خریدار به خدمات بیشتر یا هر‌گونه تغییر در استفاده از نرم‌افزار مثل افزایش تعداد کاربر، تبدیل اطلاعات یا هر مورد دیگری هزینه انجام این گونه خدمات باید در قرارداد به‌صورت شفاف و با جزئیات مشخص شود.

در صورتی‌که نرم افزار دارای تاییدیه ثبت از وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و همچنین گواهینامه ثبت از وزارت فرهنگ و ارشاد باشد، این تاییدیه و گواهینامه باید به قرارداد پیوست شوند.

در قرارداد فروش و پشتیبانی نرم‌افزار، خریدار ملزم است مالکیت معنوی آن را که همان حق کپی رایت است، رعایت کند. با این توضیح خریدار نباید بدون هماهنگی با فروشنده، تغییراتی را در نرم‌افزار ایجاد کند یا بهره‌برداری جزئی یا کلی، کپی، الگوبرداری و… از نرم افزار داشته باشد. همچنین آن را به اشخاص دیگر به هر شکلی در قالب فروش، اجاره یا به‌صورت رایگان واگذار کرده یا در اختیار آن‌ها قرار دهد. 

در تنظیم قرارداد فروش و پشتیبانی نرم‌افزار مشخصات کامل نرم‌افزار، شرایط استفاده و خدمات جانبی آن به‌طور کامل مشخص می‌شود. دوره زمانی که فروشنده ملزم به آموزش است و همچنین مدت زمان پشتیبانی از مواردی هستند که در صورت نداشتن قرارداد می‌تواند باعث اختلاف شود. به‌علاوه این قرارداد سند واگذاری نرم‌افزار در قالب فروش است که بر اساس آن خریدار نمی‌تواند به حق مالکیت فکری نرم‌افزار ادعایی کند.

• مراحل بالا مربوط به تنظیم اختصاصی قرارداد هستند.

مراحل دریافت نمونه قرارداد:

۱)‌ ثبت سفارش

۲) دریافت نمونه قرارداد

- مشخصات فروشنده

- مشخصات خریدار

- مشخصات نرم افزار

- تاییدیه فنی نرم افزار (در صورت وجود),

- گواهینامه ثبت نرم افزار (در صورت وجود)

- مدت زمان اجرای قرارداد

- میزان و نحوه پرداخت حق‌الزحمه

- مدت و محدود خدمات پشتیبانی از نرم‌افزار

- مدت دوره آموزشی