شرکت‌ها و اشخاص برای توسعه کسب و کار می‌توانند بازار فروش خود را به مناطق دیگر گسترش دهند. این امر از طریق اعطای نمایندگی به اشخاص حقیقی یا حقوقی دیگر در مناطق مختلف امکان‌پذیر است که علاوه بر بهبود فروش، می‌تواند هزینه های ارائه محصولات در سایر مناطق را کاهش دهد. در این زمینه باید تعهدات و توافقات دو طرف به‌طور کامل مشخص شود تا کمترین میزان ریسک را برای آن‌ها به دنبال داشته باشد. قرارداد اعطای نمایندگی این امکان را در اختیار طرفین قرار می‌دهد که علاوه بر مکتوب شدن  توافقات، پیگیری حقوق قانونی خود را با سهولت بیشتری انجام دهند.

در قرارداد اعطای نمایندگی ، تاجر یا شرکت تجاری به عنوان اصیل، ارائه خدمات یا فروش کالای خود را در منطقه جغرافیایی خاصی به نماینده تجاری می‌سپارد. این نماینده می‌تواند شخص حقیقی یا شرکت باشد. یکی از نکات دارای اهمیت در قرارداد اعطای نمایندگی که باید توسط نماینده بررسی شود، این است که شرکت اعطا کننده نمایندگی، مالکیت محصول یا خدمات و همچنین اختیار اعطای نمایندگی را به اشخاص دیگر داشته باشد.

اعطای نمایندگی شامل واگذاری نمایندگی فروش کالا یا ارائه خدمات است. اگر شرکت، امتیاز ارائه کالا را به نماینده اعطا کند، باید مواردی از جمله نحوه ارسال کالا به نماینده، قوانین حمل و بارگیری، مسئولیت خسارت ناشی از صدمه کالا در حین ارسال تا تحویل به نماینده و…  در قرارداد مشخص شود. اعطای نمایندگی در قالب خدمات نیز ممکن است به صورت ارائه خدمات مختلف مانند بیمه، امور حقوقی ، امور مالی و…باشد. همچنین برخی شرکت‌هایی که به تولید محصول می‌پردازند، برای پشتیبانی از محصول خود، واحدی را به عنوان ارائه دهنده خدمات پس از فروش مانند نصب، تعمیر، راه‌اندازی یا تغییر محصولات اختصاص می‌دهند. در این زمینه باید مواردی از جمله سیاست‌ها و روندهای لازم برای ارائه خدمات از سوی شرکت اعطا کننده نمایندگی تعیین شود.

هنگام اعطای نمایندگی، اصیل ملزم است مواردی از جمله دانش فنی و اطلاعات لازم، مشخصات و استانداردهای محصول و فرآیندها و اسرار تجاری را تا میزانی که نماینده به آن نیاز دارد، در اختیار او قرار دهد. در مقابل، نماینده نیز طبق قرارداد متعهد می‌شود از این اطلاعات در جهت موضوع قرارداد استفاده کند و آن را در اختیار افراد دیگر قرار ندهد. این مورد را می‌توان در قرارداد با عنوان عدم افشای اطلاعات از سوی نماینده، پیش‌بینی کرد.

در قرارداد اعطای نمایندگی، نوع فعالیت نماینده نیز باید تعیین شود. در واقع نماینده می‌تواند در منطقه مشخص شده به صورت انحصاری یا غیرانحصاری فعالیت کند. نمایندگی انحصاری به این صورت است که امتیاز فروش محصول یا ارائه خدمات در یک منطقه صرفا در اختیار یک نماینده قرار می‌گیرد. در حالی‌که در نمایندگی غیر انحصاری (عاملیت فروش) چند نماینده به صورت همزمان در یک منطقه جغرافیایی به ارائه کالا و خدمات می‌پردازند. 

تفاوت نمایندگی فروش و عاملیت فروش نیز در نوع همکاری نماینده است. در عاملیت فروش، عامل با اصیل رابطه استخدامی دارد و برخلاف نمایندگی فروش انحصاری، تاجر یا شرکت تجاری به عنوان اصیل می‌تواند چند عامل فروش داشته باشد. همچنین در عاملیت فروش، عامل به حساب اصیل کار می‌کند. یعنی عامل، محصول را از اصیل می‌گیرد و مبلغ حاصل از فروش را به اصیل می‌دهد. در پایان هر ماه یا زمان تعیین شده دیگر، اصیل درصد توافق شده را به حساب عامل واریز می‌کند. در نمایندگی فروش، نماینده به حساب خود محصول یا خدمت را تحویل می‌گیرد و به ازای محصول یا خدمات به اصیل حق امتیاز پرداخت می‌کند.

در قرارداد اعطای نمایندگی، قیمت و میزان کمیسیون پرداختی به ازای هر محصول باید در قرارداد مشخص شود. به این صورت که نماینده به ازای خدمات یا محصولاتی که نمایندگی فروش آن‌ها را برعهده دارد باید درصد مشخصی از سود فروش را به عنوان حق امتیاز به اصیل بپردازد. همچنین نماینده ملزم است، در راستای اجرای موضوع قرارداد و تحت نام شرکت امتیاز دهنده فعالیت کند.

در نمایندگی انحصاری تعیین میزان حداقل فروش ضروری‌ست. بنابراین طبق توافق، اگر حداقل فروش در زمان در نظر گرفته شده (مثلا یک ماه) انجام نشود، اصیل می‌‌تواند نماینده دیگری در همان منطقه جغرافیایی انتخاب و قرارداد را به صورت یک جانبه فسخ کند.

یکی از نکاتی که در قرارداد اعطای نمایندگی اهمیت دارد، شرح روابط کاری میان شرکت امتیاز دهنده و نماینده است. در واقع مواردی از جمله نوع کالا و خدمات، طول مدت همکاری و نحوه تمدید آن، شرایط نمایندگی، نحوه قیمت‌گذاری اولیه و قیمت نهایی آن برای ارائه به مشتری، آموزش‌های لازم برای فروش، نحوه تسویه حساب با نماینده و قوانین آن، نحوه پرداخت حق‌ امتیاز نمایندگی و… باید در قرارداد تعیین شوند.

در قرارداد می‌توان برای نماینده، حق دادن نمایندگی به شخص دیگری را پیش‌بینی کرد. در نتیجه باید شرایط و وضعیت انتقال نمایندگی به اشخاص دیگر در قرارداد مشخص شود.

اگر برای دریافت امتیاز نمایندگی، نیاز به اخذ برخی مجوزهای قانونی از ارگان یا سازمان خاص و همچنین پرداخت مالیات و عوارض‌های لازم باشد، نماینده ملزم است این موارد را در زمان مناسب انجام دهد. سپس اقدام به اخذ نمایندگی کند. همچنین اموری مانند تامین نیروی انسانی، تجهیزات و امکانات مورد نیاز و سایر مواردی که برای انجام نمایندگی لازم است، باید توسط خود نماینده انجام شود.

قرارداد اعطای نمایندگی با عناوین دیگری مانند قرارداد عاملیت فروش، قرارداد نمایندگی فروش و قرارداد اعطای نمایندگی خدمات نیز شناخته می‌شود.

• مراحل بالا مربوط به تنظیم اختصاصی قرارداد هستند.

مراحل دریافت نمونه قرارداد:

۱)‌ ثبت سفارش

۲) پرداخت هزینه

۳) دریافت نمونه قرارداد

- مشخصات امتیاز دهنده

- مشخصات نماینده

- مدت زمان قرارداد

- نوع کالا یا خدمات

- قیمت محصول یا کالا برای نماینده و قیمت نهایی برای مشتری

- نحوه تسویه حساب و میزان حق‌ امتیاز