پلمپ دفاتر یکی از الزامات قانونی صاحبان کسب و کار است. کلیه شرکت‌ها، موسسات غیرتجاری، صاحبان اصناف و اشخاص حقیقی که ملزم به تسلیم اظهارنامه مالیاتی هستند، باید دفاتر مالیاتی خود را به صورت پلمب شده دریافت کنند. در صورت عدم دریافت این دفاتر، امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی وجود ندارد. همچنین داشتن این دفاتر پیش‌نیاز دریافت کارت بازرگانی توسط اشخاص حقیقی و حقوقی است. 

دفاتر مالیاتی که باید پلمپ شوند شامل دو دفتر هستند: دفتر روزنامه و دفتر کل. نحوه تکمیل این دو دفتر به این شکل است که صورت معاملات روزانه، به ترتیب و با جزئیات در دفتر روزنامه و صورت کلی معاملات هفتگی در دفتر کل نوشته می‌شود. تاجران می‌توانند با توجه به میزان و حجم فعالیت خود، دفترهای ۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ و ۲۰۰ برگ را تهیه کنند.

اگر چه پلمپ دفاتر توسط اداره مالیات انجام می‌شود ولی درخواست آن باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه شود. اداره ثبت، درخواست را به اداره مالیات ارجاع می‌دهد و اداره مالیات دفاتر را از طریق پست به آدرس ثبت شده متقاضیان ارسال می‌کند.

آخرین مهلت درخواست پلمپ دفاتر هر سال، پیش از اتمام آن سال است. البته برای جلوگیری از بروز مشکلات مالیاتی، بهتر است دفاتر را پیش از شروع سال مالی پلمب کنید. لازم به ذکر است درخواست پلمپ برای سال‌های گذشته امکان ندارد. بنابراین توصیه می‌شود متقاضیان دریافت دفاتر پلمب، درخواست خود را در زمان مناسب ارسال کنند. 

برخلاف تصور عموم افراد، پلمپ دفاتر برای شرکت‌ها و واحدهای صنفی که هیچ فعالیتی ندارند نیز الزامی است. در نتیجه عدم انجام آن، جریمه‌های مالیاتی را برای افراد و شرکت‌های تجاری در پی دارد.

۱) ثبت سفارش

۲)‌ تکمیل اطلاعات و ارسال مدارک

۳)‌ تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری توسط ثبت‌یار

۴) امضای اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و ارسال برای ثبت‌یار

۵) پست مدارک برای اداره ثبت شرکت‌ها توسط ثبت‌یار

۶) دریافت پلمپ دفاتر تجاری از طریق پست

- روزنامه تاسیس شرکت

- روزنامه آخرین تغییرات مدیران (در صورت وجود)

- روزنامه آخرین تغییر آدرس شرکت (در صورت وجود)

- روزنامه تغییر نام شرکت (در صورت وجود)

- مدارک هویتی اعضای هیئت مدیره

- مشخص کردن سال مالی جهت دریافت دفتر

- مشخص کردن نوع دفتر (۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ یا ۲۰۰ برگ)