اگر مجله ثبت‌یار را دنبال کرده باشید، به خوبی می‌دانید که اکثر تصمیمات مهم شرکت در مجامع عمومی انجام می‌شود. یکی از این مجامع، مجمع عمومی عادی نام دارد که غالب تغییرات شرکت در این مجمع، تصمیم‌گیری می‌شود. انتخاب مدیران، انتخاب بازرسان، تصویب صورت‌های مالی و انتخاب روزنامه شرکت، تنها بعضی از تغییراتی‌ است که تصمیم‌گیری درباره آن‌ها در صلاحیت مجمع عمومی عادی قرار دارد. در این مطلب تصمیم داریم تا شما را با نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه در شرکت‌های سهامی خاص آشنا کنیم و در نهایت، نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای شرکت‌های سهامی خاص را به صورت رایگان در اختیار شما قرار دهیم.

مجمع عمومی عادی سالیانه

همان‌طور که در بالا به آن اشاره کردیم، مجمع عمومی عادی یکی از ارکان تصمیم‌گیری در شرکت‌های تجاری محسوب می‌شود. مجمع عمومی عادی باید سالیانه حداقل یک بار برای انتخاب بازرسان و تصویب ترازنامه تشکیل شود. به خاطر داشته باشید که به صورت معمول، زمان مناسب برای تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه شرکت‌های تجاری، تیر ماه است. بنابراین بهتر است هرچه سریع‌تر برای تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه خود اقدام نمایید.

توصیه ثبت‌یاری:
زمان برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه، حداکثر 4 ماه پس از پایان سالی مالی شرکت است. از آنجا که در اغلب شرکت‌ها، پایان اسفند، پایان سال مالی است، در بالا، زمان مناسب تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه تیر ماه عنوان شد.
در صورتی‌که پایان سال مالی شرکت شما اسفند ماه نباشد، بنابراین لزومی برای تشکیل مجمع عمومی عادی تا پایان تیرماه نخواهید داشت.

تفاوت مجمع عمومی عادی سالیانه با مجمع عادی به طور فوق‌العاده

شاید این ابهام برای شما هم ایجاد شده باشد که تفاوت مجمع عمومی عادی یا مجمع سالیانه، با مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده در چیست. به خاطر داشته باشید که این دو مجمع کاملا یکسان هستند مگر در یک موضوع. مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی سالانه، ظرف ۴ ماه اول سال تشکیل می‌شود. در حالی‌که مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده پس از اتمام ماه چهارم، تا پایان سال می‌تواند تشکیل شود. در واقع مجمع عمومی عادی، زمانی به صورت فوق‌العاده تشکیل می‌شود که در ۴ ماه اول سال تشکیل نشده باشد. بنابراین، این مجامع به جز موضوع زمان تشکیل، تفاوت دیگری با یکدیگر ندارند.

اکنون که با تفاوت این دو مجمع آشنا شدیم، تصمیم داریم تا شما را با نحوه تنظیم آن‌ها آشنا کنیم و در نهایت، نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای شرکت‌های سهامی خاص را به صورت رایگان در اختیار شما قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

لزوم تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه

صورت‌جلسه در اصطلاح، به نوشته‌ای گفته می‌شود که بعد از برگزاری و اتمام جلسه، برای خلاصه برداری از تصمیمات اتخاذ شده، تنظیم می‌شود. به عبارت دیگر، هر زمانی که جلسه به صورت رسمی برگزار ‌شود، مسئولان برگزاری جلسه در پایان آن، خلاصه‌ای از تصمیمات اتخاذ شده یادداشت کرده و به امضا اعضای حاضر جلسه می‌رسانند. در شرکت‌های تجاری نیز، هر زمان جلسه‌ای از انواع مقرر در قانون برگزار شود، در انتهای کار باید صورت‌جلسه تنظیم شود. انتخاب مدیران، بازرسان، تصویب صورت‌های مالی یا همان ترازنامه و تعیین یا تغییر روزنامه کثیرالانتشار شرکت نیز می‌بایست در صورتجلسه مجمع عمومی عادی تنظیم شود و به امضا تمامی اعضای حاضر در جلسه برسد. برای دریافت رایگان نمونه صورتجلسات زیر، روی آن‌ها کلیک بفرمایید:

• صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت سهامی خاص
• صورتجلسه تصویب تراز شرکت‌های سهامی خاص
• صورتجلسه انتخاب مدیران

لزوم اطلاع به اداره ثبت شرکت‌ها

باید توجه داشته باشید که تمامی تغییر و تحولات شرکت‌های تجاری، نباید به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برسد. تنها برخی از این تغییرات باید جهت ثبت، به مرجع ثبت شرکت‌ ها ارسال گردد. مطابق ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت، از میان تصمیمات مجمع عمومی عادی سالیانه، انتخاب یا تغییر مدیران و بازرسین شرکت، تصویب صورت‌‌های مالی و تعیین یا تغییر روزنامه کثیرالانتشار در شرکت‌های تجاری، یک نسخه از صورتجلسه، باید برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد.

نکات مهم در نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه

1) اختیارات مجمع عمومی عادی سالیانه

انتخاب مدیران و بازرسین، تصویب صورت‌های مالی و تعیین یا تغییر روزنامه کثیر‌الانتشار، در صلاحیت مجمع عمومی عادی است. این مجمع، باید در هر زمانی که به علت تمام شدن مدت تصدی مدیران و بازرسین قبلی یا در مواقعی که به علت استعفا یا فوت، احتیاج به تعیین مدیر یا بازرس جدید وجود داشت، توسط هیات مدیره شرکت دعوت شود. اما به خاطر داشته باشید که بهترین زمان برای دعوت از این مجمع، تیر ماه است.

شروع و پایان سال مالی در شرکت‌های تجاری متغیر است؛ اما معمولا سال مالی شرکت از اول فروردین ماه شروع و در پایان اسفند خاتمه می‌یابد. صورت‌های مالی شرکت باید ظرف ۴ ماه، پس از پایان سال مالی شرکت به ثبت برسد. بنابراین اگر پایان سال مالی در شرکتی، اسفند ماه باشد، موعد تصویب ترازنامه یا صورت‌های مالی، تیر ماه است. به همین دلیل گفتیم که بهترین زمان برای تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه در شرکتهایی که سال مالی آنها بر سال شمسی منطبق است ، تیر ماه است.

2) درج مشخصات شرکت

قدم بعدی در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، نوشتن مشخصات شرکت است. اما باید توجه داشته باشید که لازم نیست تمامی مشخصات شرکت را در صورت‌جلسه قید کنید. تنها اطلاعات زیر کافی است:

• نام شرکت
• نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود، تعاونی و …)
• شناسه ملی شرکت
• شماره ثبت شرکت
• میزان سرمایه ثبت شده شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها

3) درج مشخصات جلسه

در هنگام تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، باید تاریخ، روز و ساعت برگزاری جلسه نوشته شود. علاوه بر این موضوع، باید تعداد شرکا حاضر در جلسه نیز قید شود. بهتر است بدانید که برای تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه باید؛ یا تمامی شرکا حضور داشته باشند و صورتجلسه تنظیم شده را امضا کنند، یا در صورتی که همه شرکا نتوانند در مجمع حاضر شوند یا صورتجلسه را امضا نکنند، باید قبل از برگزاری مجمع، آگهی دعوت صادر کنید.

4) تعیین هیئت رئیسه

اداره مجامع عمومی شرکت بر عهده هیات رئیسه است. برای تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، باید اعضای هیئت رئیسه را تعیین فرمایید. اینکه اعضای هیات مدیره از بین چه اشخاصی تعیین می‌شوند و چه تفاوتی با اعضای هیات رییسه شرکت دارند، در مطلبی جداگانه بیان کرده‌ایم که می‌توانید آن را مطالعه فرمایید.

توصیه ثبت‌یاری:
به خاطر داشته باشید که هیات رئیسه مجامع که وظیفه اداره مجامع را بر عهده دارد؛ متشکل از یک رئیس، دو ناظر و یک نفر منشی است. تمامی اعضای هیئت رئیسه به استثنای منشی جلسه، باید سهام‌دار باشند.

5) اقرارنامه مدیران و بازرسین

یکی از نکات بسیار مهم در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، درج اقرارنامه مدیران شرکت و اقرارنامه بازرسان شرکت است. به زبان ساده، مدیران و بازرسان شرکت، پس از انتخاب باید اقرار کنند که از لحاظ قانونی، ممنوعیتی برای مدیریت در شرکت‎های تجاری ندارند.

6) تعیین دارنده حق امضا

در صورتجلسه باید یک نفر برای گرفتن آگهی تغییرات از اداره ثبت شرکت‌ها مشخص شود. این شخص می‌تواند از بین اعضای هیئت مدیره، بازرسین و سهام‌داران شرکت انتخاب شود.

7) امضای اعضای هیئت مدیره، هیئت رئیسه و سهام‌داران حاضر در جلسه

تمامی اعضای هیئت مدیره و هیات رئیسه و شرکا، که در جلسه حضور داشته‌اند، باید ذیل صورتجلسه را امضا کنند.

توصیه ثبت‌یاری:
به خاطر داشته باشید که امضا اعضای هیات رئیسه در شرکت باید ذیل تمامی صفحات وجود داشته باشد. به عنوان مثال اگر صورتجلسه 4 صفحه باشد، باید تمامی صفحات به امضا اعضا هیات رئیسه برسد.

نمونه رایگان صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای شرکت‌های سهامی خاص

تنظیم آنلاین ‌صورتجلسات تغییرات در سامانه ثبت‌یار

مجموعه ثبت‌یار به منظور فراهم کردن راحتی شما مشتریان محترم جهت تنظیم صورتجلسه، سامانه‌ای را طراحی کرده است. این سامانه به شما کمک می‌کند تا با وارد کردن اطلاعات شرکت و نوع تغییرات مورد نظر، صورتجلسه مورد نظر خود را تنها با چند کلیک دریافت نمایید. شما می‌توانید برای آشنایی با سامانه ثبت‌یار به نشانی sabtyar.com مراجعه نمایید یا با کارشناسان ما تماس بگیرید.

تلفن واحد پشتیبانی:
۰۲۱-۷۴۳۱۸۷۰۰

سوالات متداول نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه