راهنمای تصویری ثبت شرکت در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها

راهنمای تصویری ثبت شرکت در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها

از اواخر سال ۹۹ روش ثبت شرکت در تهران و برخی شهرهای بزرگ کمی تغییر کرده است. در واقع علاوه بر اداره ثبت شرکت‌ها، خدمات پنجره واحد نیز به انجام مراحل ثبت شرکت می‌پردازد. اما در عین حال برخی از مزایای ثبت شرکت از طریق سامانه (مانند آنلاین بودن آن) باعث شده است که این روش همچنان پرکاربرد باشد. گرچه شرکت با مسئولیت محدود به عنوان یک استثناء صرفا از طریق خدمات پنجره واحد در تهران ثبت می‌شود، اما سایر شرکت‌ها را می‌توان از هر دو طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها یا خدمات پنجره واحد به ثبت رساند. در این مطلب نحوه ثبت شرکت در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها را مرحله به مرحله در قالب راهنمای تصویری ثبت شرکت در اختیار شما قرار داده‌ایم.


سامانه ثبت شرکت‌ها  

برای سهولت فرآیند تاسیس، اداره ثبت شرکت‌ها تمامی مراحل را از طریق سامانه خود امکان‌پذیر کرده است. به طوری که شما بدون نیاز به مراجعه حضوری می‌توانید گام به گام ثبت شرکت را انجام دهید و در آخر لازم است فقط یک بار برای دریافت مدارک و پیش‌نویس آگهی به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه نمایید. 

آموزش ورود اطلاعات در سامانه اداره ثبت شرکت ها

ثبت شرکت شما با مراجعه به سامانه ثبت شرکت‌ها  به نشانی https://irsherkat.ssaa.ir/ شروع می‌شود. با ورود به سامانه باید مراحل ثبت را انجام دهید. این مراحل برای ثبت تمامی شرکت‌های تجاری کاربرد دارد؛ ولی ما به عنوان نمونه در راهنمای تصویری ثبت شرکت فقط سهامی خاص را بیان خواهیم کرد:

گام اول: انتخاب شخصیت حقوقی

برای ثبت شرکت در گام اول، وارد سامانه اداره ثبت شرکت‌ها شوید. از قسمت بالای صفحه گزینه تاسیس شخص حقوقی را انتخاب کنید.

سپس نوع شرکت را در کادر مشخص کرده، سپس عبارت امنیت را در کادر وارد نمایید.


گام دوم: اطلاعات عمومی شرکت

  • در این مرحله، در قسمت استان و شهر واحد ثبتی، استان و شهر مورد نظر خود را وارد کنید.
  • واحد ثبتی بر اساس محل شرکت و آدرس معرفی شده آن معین می‌شود نه محل سکونت شرکا.
  • در بخش شروع سال مالی پیشنهاد می‌کنیم، تاریخ ۰۱/۰۱ (همیشه ثابت) را وارد نمایید. (مگر اساسنامه تاریخ دیگری را تعیین کرده باشد)
  • نوع سال مالی شمسی است. (اگر شرکت شما دارای سهامدار خارجی یا شعبه‌ای از یک شرکت خارجی است، بهتر است نوع سال را میلادی انتخاب کنید.)
  • اگر موضوع شرکت نیاز به اخذ مجوز داشته باشد، آن را دریافت نموده و سپس شماره مجوز و تاریخ آن را وارد کنید. (در غیر این صورت، درخواست شما رد خواهد شد)
  • اگر شرکت دارای شعبه باشد این موارد را در کادر مربوطه وارد کنید: محل شعبه، کدپستی، اطلاعات هویتی مدیر عامل شعبه 
  • شماره تلفن و کدپستی شرکت را وارد نمایید. (سامانه بر اساس کد پستی وارد شده، نشانی شرکت را اعلام می‌کند. اگر نشانی اعلامی با کد پستی متفاوت باشد، باید کد پستی را تغییر دهید.)

گام سوم: اطلاعات متقاضی

  • در قسمت مشخصات متقاضی، اطلاعات یکی از مدیران (ترجیحا مدیرعامل) شرکت را وارد کنید. 
  • در قسمت امضا کننده دفتر، مشخصات کسی را وارد کنید که میخواهید پس از اتمام کار، جهت دریافت مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کند. (این شخص باید یکی از سهامداران، مدیران یا وکیل رسمی شرکت باشد.) 
  • اگر امضا کننده دفاتر را وکیل انتخاب کردید، باید شماره وکالتنامه و تاریخ آن وارد شود.
  • وضعیت توکیل را با حق توکیل انتخاب کنید.  (کسی که دارای حق امضا است، می‌تواند به شخص دیگری برای دریافت اصل مدارک وکالت دهد)

گام چهارم: نام‌های درخواستی

  • در این مرحله، از سامانه کد پیگیری دریافت می‌کنید که باید آن را ذخیره کنید. چون تمامی پیگیری‌های بعدی با این کد انجام می‌شود. 
  • حداکثر تا ۵ نام  به ترتیب اولویت پیشنهاد دهید. (در انتخاب نام باید شرایطی را رعایت کنید تا احتمال تایید آن افزایش پیدا کند: برای مثال نام انتخابی، ترجیحا دارای ۳ سیلاب یا بیشتر، اسم خاص و غیر تکراری باشد. همچنین از واژه «شرکت» یا نوع آن مثل «سهامی» در نام استفاده نکنید.)
  • کادر توضیحات متقاضی را زمانی باید تکمیل کنید که پرونده شما به ایراد خورده و رد شده باشد و درخواست بررسی مجدد پرونده از سوی کارشناس با همان نام قبلی باشد.(در موردی که برای نام مجوز دریافت شده باشد، باید این کادر را تکمیل کرد)

گام پنجم: موضوع فعالیت

  • در کادر شرح فعالیت، موضوع فعالیت شرکت خود را وارد کنید. (اگر موضوع خاصی مد نظر ندارید، بازرگانی را انتخاب کنید.)
  • در کادر گروه فعالیت، اگر موضوع فعالیت شما منطبق با هیچ یک از این گروه ها نیست، گزینه سایر را انتخاب کنید. (اگر موضوع فعالیت شما شرکت بازرگانی است،گروه فعالیت را عمومی انتخاب کنید)

گام ششم: سرمایه شرکت

  • در این گام باید نوع و میزان سرمایه شرکت را مشخص کنید.
  • اگر آورده شرکت از نوع پول است، سرمایه نقدی محسوب می‌شود و اگر ماشین، تجهیزات و… باشد، سرمایه غیرنقدی است.
  • مبلغ سرمایه را وارد نمایید.
  • در قسمت بعدی نوع سهام و ارزش ریالی آن را مشخص کنید (با نام یا بی نام، عادی یا ممتاز)
  • اگر سهام ممتاز باشد باید امتیازات سهام ممتاز درج شود.
  • در صورت ممتاز بودن نوع سهام توضیحات و امتیازات سهام را در قسمت توضیحات وارد کنید. همچنین امتیازات سهام ممتاز را مطابق با مفاد اساسنامه، در شماره و مواد مربوطه قید کنید.

گام هفتم: تاریخ برگزاری مجمع موسس و هیئت مدیره

  • تعداد اعضای هیات مدیره را وارد کنید. (حداقل تعداد در سهامی خاص ۳ نفر و در مسئولیت محدود ۲ نفر است.)
  • اگر مدیر عامل خارج از اعضای هیئت مدیره باشد، در شمارش تعداد اعضای هیئت مدیره محاسبه نمی‌شود.
  • تاریخ و ساعت صورتجلسه مجمع عمومی موسس و صورتجلسه هیئت مدیره را مشخص کنید. (هر دو می‌توانند در یک روز مشخص شوند ولی ساعت آن‌ها باید متفاوت باشد. اول مجمع عمومی موسس و بعد هیات مدیره)

گام هشتم: 

مرحله اول: اشخاص و مدیران

سپس در کادر مربوطه اسامی هیات مدیره شرکت، بازرسین و مدیرعامل شرکت را وارد کنید.

نکاتی که باید در این مرحله رعایت کنید:

  • کدپستی، نشانی اعضای هیات مدیره، بازرسین و مدیرعامل باید با نشانی شرکت متفاوت باشد.
  • بازرسین و مدیر عامل می‌توانند سهامدار شرکت نباشند. (در شرکت مسئولیت محدود انتخاب بازرس الزامی نیست.)
  • اعضای هیات مدیره حتما باید سهامدار باشند و کارمند رسمی دولت نباشند.
  • در قسمت سمت هیئت رئیسه پیشنهاد می‌شود، رئیس هیات مدیره را به عنوان رئیس جلسه، مدیرعامل به سمت  ناظر اول،  نائب رئیس را به عنوان ناظر دوم و یکی از اعضای هیات مدیره یا بازرس اصلی را به عنوان منشی جلسه انتخاب کنید.
  • در قسمت سمت هیئت مدیره یک نفر الزاما باید مدیر عامل،‌ یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس باشد. (تمامی اعضای هیئت مدیره باید سهامدار باشند. به جز مدیر عامل که می‌تواند خارج از سهامداران انتخاب شود)
  •   هنگامی که در بین شرکا، اشخاص حقوقی هم باشند، این شخص باید یک نفر را به موجب یک نامه نمایندگی به عنوان نماینده خود معرفی کند.
  •   در قسمت ورود اطلاعات نماینده قانونی علاوه بر مشخصات نماینده، وارد کردن شماره و تاریخ نامه نمایندگی الزامی است. 
  • شماره همراه مدیرعامل و اعضای هیات مدیره شرکت حتما باید به نام خود آن‌ها باشد.

مرحله دوم: سمت اعضا 

در این قسمت سمت اعضا را وارد کنید.

  •  تاریخ شروع تصدی، تاریخ مجمع موسس و تاریخ وکالت‌نامه باید یکی باشد.
  • تاریخ پایان تصدی در شرکت با مسئولیت محدود را نامحدود وارد کنید.
  •  تاریخ پایان تصدی برای شرکت سهامی خاص، برای مدیران شرکت حداکثر ۲ سال و بازرسین شرکت ۱سال تا پایان سال مالی است.
  • اگر مدیرعامل شرکت، عضو هیات مدیره هم باشد، اطلاعات شخص را دو بار وارد کنید، یک بار با سمت مدیرعامل، یک بار با  سمت عضو هیات مدیره.

مرحله سوم: دارندگان حق امضا

  •   می‌توانید از الگوی متن قرمز رنگ استفاده کنید و شرح دارندگان حق امضا وارد کنید.
  •   در این قسمت، ثبت را بزنید و وارد مرحله بعدی شوید.

گام نهم: روزنامه شرکت

روزنامه مورد نظر خود را انتخاب کنید.


گام دهم: تنظیم اساسنامه

  • روی قسمت اساسنامه پیشنهادی کلیک کنید. اساسنامه پیشنهادی نمایش داده می‌شود. می‌توانید مواد مورد نظر را اصلاح کنید. (به جز مواردی که غیر قابل تغییر هستند)
  •   ماده ۳۲ و ۳۴ ( تعداد اعضای هیات مدیره و سهام وثیقه مدیران) را بررسی کنید.
  •   میزان سهام وثیقه مدیران را ۱ وارد کنید. (یا بنا به خواست خود آن را تعیین نمایید)

   اساسنامه را در فایل ورد ذخیره کنید.


گام یازدهم: صورتجلسات

سامانه بر اساس ورود اطلاعات انجام شده، صورتجلسات را به شما می‌دهد و شما باید به صورت جداگانه در فایل ورد ذخیره کنید. (برای افتتاح حساب به آن نیاز خواهید داشت)


گام دوازدهم: اظهارنامه

اظهارنامه را خود سامانه بر اساس اطلاعات وارد شده تنظیم می‌کند. این اظهارنامه پیش فرض و غیر قابل تغییر است. (اگر اظهار نامه ایراد داشت، باید به مراحل قبل برگردید و آن را اصلاح کنید)

 اظهارنامه را در فایل ورد ذخیره کنید.


گام سیزدهم: تایید مراحل ورود اطلاعات

در این قسمت بعد از بررسی تمام مراحل و صحت و تایید آن بر روی گزینه ارسال  جهت بررسی نام‌های پیشنهادی و محتوای الکترونیکی کلیک کنید تا پرونده  برای بررسی جهت تایید نام ارجاع شود. 


گام چهاردهم: تایید نام و ورود اطلاعات افتتاح حساب

این قسمت بعد از تایید نام باز می‌شود و باید فایل آن را ذخیره کنید.

 در این قسمت اطلاعات درج شده در گواهی بانک را وارد کنید. (این مورد در رابطه با شرکت سهامی خاص است که مبلغ واریزی می‌تواند ۳۵ درصد یا بیشتر( تمام سرمایه نقدی) باشد.)

 روی گزینه ذخیره اطلاعات کلیک کنید. سپس می توانید مدارک بارگذاری شده در سامانه را از کادر دریافت و هر کدام را با کلیک بر روی گزینه چاپ فایل پی دی اف آن، ذخیره کنید.


گام پانزدهم: وارد کردن بارکد پستی

اساسنامه، اظهارنامه، صورتجلسات موسسین و هیئت مدیره هر کدام باید در دو نسخه پرینت گرفته و امضا شود. اساسنامه و اظهارنامه باید توسط همه اعضا و سهامداران امضا شود. امضای صورتجلسه هیات مدیره نیز فقط توسط اعضای هیات مدیره صورت می‌گیرد. صورتجلسه موسسین علاوه بر اعضا، باید توسط بازرسین نیز امضا شود. (یک نسخه برای اداره ثبت و یک نسخه مهر شده برای متقاضی است.)

سپس مدارک را از طریق ادارات پست منتخب در پاکت‌های مخصوص به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید. 

مدارکی که باید پست شوند شامل:

  •  دو نسخه اساسنامه
  • دو نسخه اظهارنامه
  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسس
  • دو نسخه صورتجلسه هیئت مدیره
  • دو نسخه رسید پذیرش اینترنتی
  • یک نسخه تایید نام
  • اصل فیش واریز و گواهی بانک 
  • در صورت داشتن وکالتنامه اصل یا کپی برابر اصل آن 
  • در صورت داشتن مجوز اصل آن 

مراجعه حضوری برای ارسال مدارک امکان‌پذیر نیست.  تاریخ تحویل مدارک به اداره پست و شماره بارکد پستی را وارد کنید. سپس اطلاعات در وضعیت ارسال مدارک قرار می‌گیرد. 

بعد از ۷ روز کاری به سامانه مراجعه کنید. در صورت تایید، پیش نویس آگهی و در صورت رد،‌ ایرادات نمایش داده می‌شود. 


دریافت مدارک شرکت

در صورتی که پس از ورود اطلاعات در فرآیند ثبت شرکت با مشکل مواجه شدید، موضوع از طریق سامانه به اطلاع شما خواهد رسید. اگر امکان رفع ایراد با اطلاعات سامانه برای شما وجود نداشت، می‌توانید برای آگاهی از مشکل به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید. همچنین در مرحله آخر برای دریافت پیش‌نویس آگهی باید به صورت حضوری به اداره ثبت شرکت‌ها بروید.

نکته: در زمان مراجعه به اداره حتما کارت شناسایی (کارت ملی، گواهینامه یا …) همراه داشته باشید تا در هنگام ورود به مشکلی برنخورید.


ثبت شرکت با ثبت یار

در این مطلب با توضیح مراحل سامانه، راهنمای تصویری ثبت شرکت را در اختیار شما قرار دادیم تا بتوانید فرآیند ثبت را مرحله به مرحله انجام دهید. در عین حال برخی نکات و ظرافت‌ها در هر یک از مراحل ثبت وجود دارد که عدم اطلاع از آن‌ها میتواند باعث طولانی شدن فرآیند ثبت شود. نکاتی مانند انتخاب نام یا دریافت مجوز برای موضوع و نحوه ورود اطلاعات و … .

در این زمینه استفاده از کارشناسان ثبتی با وجود تجربه و دانش کافی می‌تواند فرآیند ثبت شرکت را در زمان کوتاه‌تر و با دقت بیشتری پیش ببرد. کارشناسان ثبت‌یار می‌تواند در این زمینه شما را همراهی کند.

شماره تماس واحد پشتیبانی:
۰۲۱-۷۴۳۱۸۷۰۰

چگونه می‌توانیم به اداره ثبت شرکت‌ها دسترسی داشته باشیم؟

برای ثبت شرکت به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی https://irsherkat.ssaa.ir/ مراجعه کنید. همچنین پس از ثبت و برای دریافت مدارک می‌توانید به اداره ثبت شرکت‌ها واقع در خیابان میرداماد، تقاطع مدرس به صورت حضوری بروید. همچنین می‌توانید با شماره ۰۲۱۷۵۳۹۶۰۰۰ تماس بگیرید.

برای ثبت شرکت باید به صورت حضوری مراجعه کنیم؟

خیر، مراحل ثبت شرکت در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود و نباید به صورت حضوری به اداره مراجعه کنیم. در این صورت در هیچ یک از مراحل ثبت پاسخگوی شما نخواهند بود.

بعد از ثبت اطلاعات در سامانه باید چیکار کنیم؟

پس از اتمام مراحل برای دریافت مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه و در باجه‌های مستقر در سالن یک پیش نویس آگهی و مدارک ثبت شرکت خود را دریافت کنید.


لطفا به این مطلب امتیاز بدهید

5/5 (4)