مجله ثبت‌یار

شبکه های اجتماعی


صفر تا صد صورتجلسه و انواع آن

صفر تا صد صورتجلسه و انواع آن

اگر مطالب مجله ثبت‌یار را دنبال کرده باشید، به خوبی می‌دانید که پیش از این در مطلبی به صورت مفصل درمورد صورتجلسه صحبت کردیم و دانستیم که تغییرات شرکت در قالب تنظیم صورتجلسه انجام می‌پذیرد. اکنون در این مطلب می‌خواهیم به نکات حقوقی تنظیم صورتجلسه بپردازیم. پس اگر شما به دنبال اعمال تغییراتی در شرکت خود هستید، مطالعه این مطالب را از دست ندهید.


مقدمه‌ای بر صورت‌جلسه

صورت‌جلسه به نوشته‌ایی گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسات رسمی‌ست. به طور معمول صورت‌جلسات شامل تاریخ جلسه، محل برگزاری جلسه، حاضرین و غائبین و مصوبات و مذاکرات جلسه است.

باید یادآور شویم که برای انجام هرگونه تغییر در شرکت یا اتخاذ هر تصمیم جدید مانند ورود و خروج شرکا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تبدیل سهام و …، باید صورتجلسه تغییرات تنظیم گردد.


صورتجلسه چیست؟

کلیه تغییرات شرکت‌های تجاری در قالب تنظیم صورت‌جلسه صورت می‌گیرد. تنظیم صورتجلسه مخصوص جلسات رسمی‌ست. برای انجام تغییرات شرکت باید مجامع عمومی یا جلسه هیات مدیران شرکت تشکیل شود. تمامی تغییرات و تصمیمات پس از اتمام جلسه توسط منشی جلسه یاداشت می‌شود و پس از قرائت به امضا اعضا حاضر در جلسه می‌رسد.


انواع صورتجلسه

انواع صورتجلسه | ثبت‌یار
انواع صورتجلسه
  • صورت‌جلسه هیات مدیره
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده

مراحل تنظیم صورتجلسه

وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر همزمان در شرکت را دارند؛ می‌بایست برای هر یک از موضوعات، صورت‌جلسه مجزا تنظیم کنند. برای مثال جمع این عناوین یعنی تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات غیرممکن است و باعث رد ثبت آن‌ها می‌گردد.

با توجه به نوع صورت‌جلسه (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده، هیئت‌ مدیره)، باید برای هریک از آن‌ها پذیرش اینترنتی جداگانه دریافت شود. برای نمونه اگر صورتجلسه مورد تغییر، نام شرکت به همراه تغییرات دیگر نظیر تغییر آدرس شرکت باشد، حتی‌المقدور صورت‌جلسه‌ای مجزا تدوین شود؛ تا در صورتی‌که نام پیشنهادی شما تائید نشود، به بقیه تغییرات اعمال شده خللی وارد نکند.

  • انتخاب صحیح نوع صورتجلسه

انتخاب صحیح نوع صورتجلسه، با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین ‌کننده است. به‌ عنوان‌ مثال برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود، حتما باید صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده تنظیم شود. در صورتی‌ که صورتجلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورت‌جلسات مانند صورت جلسه هیئت‌مدیره تشکیل گردد، موجب رد صورت‌جلسه می‌گردد.

  • جامع و کامل بودن صورتجلسه

متن صورت‌جلسه را کامل، دقیق و عینا مانند نمونه ارائه ‌شده توسط اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم نمائید. پیشنهاد ما به شما این است که دقت کنید که متن صورت‌جلسه تایپ‌ شده در سامانه، به‌ طور دقیق با متن صورت‌جلسه تنظیمی یکسان باشد.

  • ارسال اصل صورت‌جلسه به اداره ثبت شرکت‌ها

اصل صورتجلسه امضا شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد، نه کپی آن. باید دقت داشته باشید که کپی برابر اصل صورت‌جلسه نیز پذیرفته ‌شده نیست.

  • نام گذاری دقیق صورتجلسه

دقت نمایید که نام صورتجلسه به درستی تعیین شده باشد. انواع متفاوتی از صورتجلسه را در یک صورت‌جلسه ترکیب نکنید. به عنوان مثال از تنظیم عناوینی همچون «مجمع عمومی عادی و فوق‌العاده» خودداری نمایید.

  • دریافت کد رهگیری

رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورت‌جلسه شما، کد رهگیری صادرشده توسط سامانه برای شما است. حتما در بالای برگ صورت‌جلسه، شماره رهگیری و بارکد صادرشده درج شود. همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمائید. باید توجه داشت که کمرنگ یا ناخوانا بودن کد رهگیری موجب رد صورت‌جلسه شما می‌شود.

  • ذکر دقیق شناسه ملی و شماره ثبت

شماره ثبت و شناسه ملی در ثبت صورتجلسه از اهمیت فراوانی برخوردار است. اگر شماره ثبت، شناسه ملی شرکت یا موسسه شما با هم مطابقت ندارد یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص ‌یافته است، امکان پذیرش صورت‌جلسه خود را ندارید. در این موارد، قبل از اقدام به ثبت صورت‌جلسه خود، به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکت‌ها مراجعه فرمائید.

  • تاریخ صورتجلسه

تاریخ صورت‌جلسه موضوع بسیار مهمی است. دقت نمایید که تاریخ ذکرشده در هر دو صورتجلسه امضا شده یکی باشد و با تاریخ ذکرشده در سامانه نیز دقیقا همخوانی داشته باشد.

برای تنظیم صورتجلسات خود و دریافت مشاوره رایگان، همین حالا با شماره زیر تماس بگیرید.
۰۲۱۷۴۳۱۸۷۰۰


چگونگی ثبت صورت‌جلسه شرکت

ثبت صورتجلسه | ثبت‌یار
ثبت صورتجلسه

در هنگام ثبت صورتجلسه باید به موارد ذیل دقت نمائید.

  • تکمیل اطلاعات شرکت
  • وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی، وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)
  • مشخص کردن نوع صورت‌جلسه «نسبت به نوع شرکت، نوع صورت‌ جلسه تغییر می‌کند»
  • مشخص کردن نصاب جلسه
  • وارد کردن نام، نام‌خانوادگی، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع ‌رسانی در مواقع خاص
  • مشخص کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
  • مشخص کردن تاریخ جلسه برگزار شده
  • مشخص کردن ساعت شروع و خاتمه جلسات تشکیل شده
  • دریافت شماره دسترسی ۱۹ رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی
  • مشخص کردن نام، نام‌خانوادگی و سمت امضا کننده دفتر
  • انتخاب یکی از گزینه‌های موجود از فهرست نوع تصمیم
  • معین کردن نام‌های درخواستی (نباید بیش از ۵ اسم باشد)
  • مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند
  • وارد کردن مشخصات شخص
  • وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیرایرانی
  • وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص درصورتی‌که شخص حقوقی باشد.

مرجع ثبت صورت‌جلسه

برای ثبت صورتجلسه تغییرات، شما باید پس از تکمیل مراحل ثبت در که در بالا به آن اشاره کردیم، به سایت اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی «irsherkat.ssaa.ir» مراجعه نمائید و صورتجلسه تنظیمی خود را به ثبت برسانید.

ارکان تنظیم صورت‌جلسه

قدم اول برای تنظیم صورتجلسه صحیح، رعایت تشریفات تعیین شده در قانون تجارت است. هر صورتجلسه دارای ارکانی‌ست که بدون تردید باید اسامی آن ها ذکر شود.

  • هیئت رییسه

تمامی شرکت‌های سهامی خاص توسط هیاتی به نام هیئت رییسه اداره می‌شود. این هیئت شامل یک رییس، یک منشی و دو عضو ناظر می‌شود.

اشتباهات متداول:
بر خلاف تصور رایج، فقط منشی جلسه می‌‌تواند از خارج از سهام‌داران شرکت انتخاب شود. بنابراین رییس و دو عضو ناظر هیئت رئیسه می‌بایست از بین سهام‌داران و اعضا شرکت انتخاب شوند.

  • هیئت مدیران

هیئت مدیران شرکت وظیفه اداره شرکت را بر عهده دارند. تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت‌های تجاری متفاوت از یکدیگر است. به عنوان مثال تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص ۳ نفر و در شرکت با مسئولیت محدود دو نفر تعیین شده است. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تعداد اعضای هیئت مدیره در هریک از شرکت‌های تجاری به مطلب «حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره برای ثبت شرکت» در مجله ثبت‌یار مراجعه نمائید.


نکات ثبتی و حقوقی تنظیم صورتجلسه

برای تنظیم هریک از صورتجلسات، رعایت نکاتی لازم است که در اینجا به بعضی از این نکات اشاره می‌کنیم.

نکات حقوقی تنظیم صورت‌جلسه هیئت مدیره

  • برای تشکیل و رسمیت جلسات هیئت مدیره، حضور بیش از نیمی از اعضای هیئت مدیره ضروری‌ست.
  • موضوعات مطرح شده در جلسات هیئت مدیره باید به تصویب اکثریت اعضا حاضر در جلسه هیئت مدیره برسد مگر در صورتی‌که اساسنامه شرکت، اکثریت بیشتری را تعیین کرده باشد.
  • حضور در جلسات هیئت مدیره قائم به شخص است. یعنی هریک از اعضای هیئت مدیره باید شخصا در این نوع جلسات شرکت کند. در نتیجه عضو هیئت مدیره می‌تواند به جای خود، از نماینده یا وکیل برای حضور در جلسات هیئت مدیره استفاده کند.
  • اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره در صورتی‌که خارج از موضوع شرکت باشد، باطل است و اثر قانونی ندارد.

نکات حقوقی تنظیم صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی

  • برای تصویب تزازنامه، انتخاب روزنامه کثیر الانتشار، انتخاب مدیران و بازرسان، تمدید مدت تصدی مدیران و بازرسان یا یکی از آن‌ها باید از این نوع صورتجلسه استفاده کنید.
  • زمان برگزاری مجمع عمومی عادی، ظرف چهار ماه اول سال مالی است و اگر به هر دلیل در این مدت تشکیل نشود، باید مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده تشکیل شود.
  • در صورتی که تمامی اعضا و سهام‌داران شرکت در هنگام تشکیل مجمع حاضر باشند، انتشار آگهی دعوت الزامی نیست.

نکات حقوقی تنظیم صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق العاده

  • انجام بعضی از تغییرات شرکت منحصرا در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌‌العاده است. به عنوان مثال اگر شما بخواهید شرکت خود را منحل کنید یا تغییراتی در موارد اساسنامه خود اعمال کنید، باید در مجمع عمومی فوق العاده را برای تصمیم گیری دعوت کنید.
  • مجمع عمومی فوق‌العاده با حضور بیش از نیمی از سهام‌داران شرکت رسمیت پیدا می‌کند و تصمیم گیری در این مجمع با اکثریت اعضا حاضر صورت می‌‌گیرد.

ثبت صورتجلسه نیازی به وکیل ندارد!

یکی از موضوعاتی که ذهن بسیاری از صاحبان کسب و کار را در درگیر خود نموده است، این موضوع‌ست آیا بدون حضور وکیل امکان ثبت صورتجلسه وجود دارد؟ آیا افراد برای ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکت‌ها، ملزم به معرفی و استفاده از وکیل هستند؟

در پاسخ باید گفت که این تصور رایج، اشتباه است. اشخاص می‌توانند پس از تنظیم صورتجلسه، بدون دخالت وکیل کار تغییرات را ادامه دهند و به ثبت برسانند.

توصیه ثبت‌یاری:
اینکه تمامی شرکت‌‌های ثبتی برای انجام امور ثبتی در اداره ثبت شرکت‌‌ها از وکیل دادگستری استفاده می‌ کنند به علت سهولت کار مشتری است. به خاطر داشته باشید که مجموعه ثبت‌‌یار با در اختیار داشتن کارشناسان حقوق‌‌دان می‌توانند تغییرات شرکت شما را در کمترین زمان ممکن و با هزینه مناسب به ثبت برساند. برای اطلاعات بیشتر در مورد تغییرات شرکت، همین حالا با کارشناسان ثبت‌یارتماس بگیرید.

اینکه تمامی شرکت‌‌های ثبتی برای انجام امور ثبتی در اداره ثبت شرکت‌‌ها از وکیل دادگستری استفاده می‌ کنند به علت سهولت کار مشتری است. به خاطر داشته باشید که مجموعه ثبت‌‌یار با در اختیار داشتن کارشناسان حقوق‌‌دان می‌توانند تغییرات شرکت شما را در کمترین زمان ممکن و با هزینه مناسب به ثبت برساند. برای اطلاعات بیشتر در مورد تغییرات شرکت، همین حالا با کارشناسان ثبت‌یارتماس بگیرید.


تنظیم صورتجلسه در سامانه ثبت‌یار

 همان‌طور که اطلاع دارید تنظیم صورتجلسه، نیازمند دانش حقوقی‌ست. بسیاری از افراد با تصور اینکه تنظیم صورتجلسه نیازمند دانش خاصی نیست و افراد به سهولت می‌توانند آن را انجام دهند، نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام می‌کنند ولی علی‌الرغم تلاش زیاد، صورتجلسه تنظیمی رد می‌شود. در اینجا برای اطلاع شما خوانندگان محترم باید بگوییم که مجموعه ثبت‌یار به عنوان مجموعه حقوقی، ثبتی و قراردادی با ارائه خدمتی جدید، می‌تواند شما را در امر تنظیم صورتجلسه یاری دهد. برای این منظور شما می‌توانید به سایت ثبت‌یار به نشانی «sabtyar.com» مراجعه کنید و با وارد کردن اطلاعات شرکت و تغییرات مورد نظر، صورتجلسه خود را به صورت فایل pdf یا word دریافت نمائید.

شماره تماس واحد پشتیبانی:
۰۲۱۷۴۳۱۸۷۰۰


لطفا به این مطلب امتیاز بدهید

4.7/5 (30)

دیدگاه شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نظرات کاربران
  • شمیم رحمانزاده

    ممنون از مطلب مفیدتون

  • سید مجتبا مصطفوی

    در خصوص تغییرات با ثبت یار تماس گرفتم و از برخورد کارشناسا خیلی راضی بودم

  • یسنا صوفیانی

    بسیار عالی

  • دسته‌ بندی صورتجلسه ها خیلی خوب و کامل مطرح شده

  • شادی اسماعیلی

    ممنون از سایت خوبتون