مجله ثبت‌یار

شبکه های اجتماعی


۲۰ نکته ضروری در صورت جلسه هیئت مدیره

۲۰ نکته ضروری در صورت جلسه هیئت مدیره

نکات حقوقی تنظیم صورت جلسه و توضیح انواع آن پیش از این در مطلبی جداگانه بیان شده است. توجه به نکات خاص در هر صورت‌جلسه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. ازجمله صورت‌جلساتی که نکات خاص خود را دارد، صورت جلسه هیئت مدیره است.

برای ثبت تغییرات و تصمیمات گرفته شده در جلسات هیات مدیره، تدوین و تنظیم صورت جلسه الزامی است. در واقع صورت جلسه، نوشته‌ای است که در آن رویدادهای مهم در جلسه هیئت مدیره ذکر می‌شود. ما در این نوشته به بیان نکات ضروری تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره می‌پردازیم .

صورت جلسه هیئت مدیره

در قانون تجارت ارکان تصمیم‌گیری در شرکت‌ها بیان شده است. علاوه بر قانون تجارت اختیار تصمیم‌گیری تا جایی که مخالف قانون نباشد در اساسنامه شرکت مشخص می‌شود. به‌جز مواردی که به‌موجب قانون تجارت اتخاذ تصمیم و اقدام درباره آن‌ها در حیطه صلاحیت مجامع عمومی صاحبان سهام است، هیئت‌مدیره شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت است. به همین منظور در این مطلب، صورت جلسه هیئت مدیره بررسی می‌شود.

تشریفات جلسات هیئت مدیره

برای تشکیل جلسات هیأت مدیره حضور بیش از نیمی از اعضاء هیئت مدیره الزامی است. تصمیمات هیئت مدیره باید با اکثریت آراء حاضرین تصویب شود؛ مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش‌بینی شده باشد. برای اینکه جلسات هیئت مدیره به حداقل نصاب قانونی فوق برسد، لازم است اعضای هیئت مدیره شخصاً در جلسات هیئت مدیره حاضر شوند. در صورتی که سهامدار، وکیل خود را به جلسه بفرستد، حضور وکیل در شمارش حد نصاب لحاظ نخواهد شد.

در اساسنامه شرکت مراتب دعوت و تشریفات تشکیل جلسات هیئت مدیره اعم از تعیین مهلت و محل حضور و چگونگی دعوت از هیئت مدیره مشخص می‌شود. البته دعوت هیئت مدیره باید به گونه باشد که قابلیت برگزاری جلسه فراهم باشد و مانعی برای تشکیل جلسه وجود نداشته باشد.

تصمیمات و اقدامات هیئت‌مدیره باید در حدود موضوع شرکت باشد که در اساسنامه به آن تصریح‌ شده است. برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت‌جلسه‌ای تدوین‌شده و به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیئت مدیره برسد. ازجمله صورت‌جلساتی که در هیئت مدیره نوشته می‌شود، صورت‌جلسه انتخاب مدیرعامل شرکت است که به‌وسیله هیئت‌مدیره تعیین می‌شود. هم‌چنین محدوده اختیارات همراه با مدت تصدی و حق‌الزحمه مدیرعامل بایستی با تنظیم و امضاء صورت‌جلسه به‌وسیله هیئت‌مدیره مشخص شود.

باید توجه داشت که برکناری مدیرعامل شرکت نیز با تنظیم و امضاء صورت جلسه هیئت مدیره انجام می‌گیرد.

۲۰ نکته برای صورت جلسه هیئت مدیره

در صورت‌جلسات هیئت‌مدیره باید به نکات ذیل توجه ویژه داشت:

  • اختصاص شماره ترتیب به هر یک از صورت جلسات هیئت مدیره و درج آن در صورت‌جلسات.
  • تاریخ دقیق برگزاری جلسه هیئت‌مدیره در صورت‌جلسه به روز و ماه و سال.
  • ساعت شروع و پایان جلسه هیئت‌مدیره در صورت‌جلسه.
  • دستورات جلسه هیئت‌مدیره به ترتیب اهمیت و اولویت.
  • قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورت جلسه هیئت مدیره اجباری است.
  • ذکر خلاصه‌ای از مذاکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته‌شده در جلسه هیئت‌مدیره در صورت جلسه هیئت مدیره لزوم قانونی دارد.
  • پیشنهاد‌ها اعضای هیئت‌مدیره راجع به هر یک از دستورات جلسه.
  • نظر عضو یا اعضای هیئت‌مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده‌اند، به قلم و تحریر خودشان. در صورت جلسه هیئت مدیره با ذکر مواردی که با آن مخالف بوده‌اند، نوشته‌شده و فقط همان قسمتی که دربردارنده نظر خودشان است، به‌وسیلۀ آنان به امضاء می‌رسد.
  • محل برگزاری جلسۀ هیئت‌مدیره باید در صورت جلسه‌ هیئت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسۀ هیئت‌مدیره اصولاً مرکز شرکت است اما اساسنامه می‌تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.
  • پیشنهاد‌های اعضای هیئت‌مدیره برای جلسه بعدی.
  • اشاره به شماره و تاریخ دعوت‌نامه‌ای که از سوی رئیس یا نایب‌رئیس اعضای هیئت‌مدیره برای تشکیل جلسه هیئت‌مدیره، ابلاغ گردیده است.

سایر نکات

  • نام و سمت و دلایل توجیهی حضور بازرس قانونی یا افراد دیگری که در جلسه هیئت‌مدیره حضور دارند اعم از آنکه برابر دعوت قبلی یا بدون دعوت، حضور یافته‌اند، باید در صورت جلسه قید گردد . باید توجه داشت که در صورت اظهار نظری باید آن را نیز قید کرد .
  • مصوبات هیئت‌مدیره باید دارای انسجام و ارتباط موضوعی با دستور جلسه هیئت‌مدیره داشته و از شفافیت و صراحت، برخوردار باشد.
  • اگر مصوبه هیئت‌مدیره درباره صدور مجوز انجام هزینه است میزان و زمان و محل و موضوع هزینه و همچنین مقام هزینه کننده باید به صراحت در صورت جلسه قید گردد.
  • اگر مصوبه هیئت‌مدیره درباره نقض یا اصلاح یا تکمیل مصوبات قبلی است ، بایدمصوبه‌ای که بنا بر نقض یا اصلاح یا تکمیل آن بوده آورده شود.  قید تاریخ و شماره و متن مصوبه در صورت جلسه هیئت مدیره الزامی است.
  • اگر صورت جلسه هیئت مدیره بیانگر آن است که گزارش یا سندی در هیئت‌مدیره شرکت، طرح یا بررسی‌شده است در صورت جلسه باید قید گردد. توجه داشته باشید که نوع و تاریخ و محتویات سند یا گزارش و مرجع صدور و ارتباط آن با شرکت، به دقت ذکر شده باشد. توجه نمایید که نسخه کامل و دقیقی از سند یا گزارش مزبور، پیوست صورت‌جلسه هیئت‌مدیره شود.

مشخصات صورت‌جلسه

  • صورت جلسه هیئت مدیره، معمولاً به‌صورت تک‌برگی است. درصورتی که صورت جلسه، بیش از یک صفحه هم بود حتماً امضای همه صفحات صورت‌جلسه هیئت‌مدیره باید موردتوجه اعضای هیئت‌مدیره و منشی جلسه باشد.
جهت ثبت شرکت خود و تنظیم صورت‌جلسات مجامع و هیئت مدیره و به طورکلی هرگونه تغییرات در شرکت، می‌توانید به متخصصان ثبت‌یار مراجعه کنید.
۷۴۳۱۸۷۰۰ -۰۲۱

لطفا به این مطلب امتیاز بدهید

4.1/5 (10)

دیدگاه شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *