مجله ثبت‌یار

شبکه های اجتماعی


۲۰ نکته ضروری در صورت جلسه هیئت مدیره

۲۰ نکته ضروری در صورت جلسه هیئت مدیره

تمامی شرکت‌‌های تجاری و موسسات حقوقی بعد از ثبت، به دلایل قهری و ارادی نیاز به انجام تغییرات در شرکت دارند. برای ثبت تغییرات و تصمیمات گرفته شده در جلسات هیئت مدیره، تدوین و تنظیم صورتجلسه الزامی است؛ صورتجلسه، در واقع نوشته‌ای‌ست که در آن رویدادهای مهم در جلسه هیئت مدیره ذکر می‌شود. تنظیم صورتجلسه در مجامع عمومی مختلف متفاوت از یکدیگر است. شما می‌توانید برای کسب اطلاع از چگونگی تنظیم هر یک از صورتجلسه‌ها، به مطلب «نکات تنظیم صورتجلسه» در مجله ثبت‌یار رجوع کنید. یکی از مراجعی که مکلف است تصمیمات خود را در قالب صورتجلسه تنظیم کند، هیئت مدیره شرکت است. در این مطلب سعی داریم به بیان نکات ضروری در تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره بپردازیم.


هیئت مدیره شرکت چه کسانی هستند؟

در قانون تجارت ارکان تصمیم‌گیری در شرکت‌ها بیان شده است. مطابق قانون تجارت، اختیار تصمیم‌گیری تا جایی که مخالف قانون نباشد، در اساسنامه شرکت مشخص می‌شود. به‌ جز مواردی که به ‌موجب قانون تجارت اتخاذ تصمیم و اقدام درباره آن‌ها در حیطه صلاحیت مجامع عمومی صاحبان سهام است، هیئت ‌مدیره شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت است.
 هیئت مدیره شرکت از بین اعضا همان شرکت انتخاب می‌شود که مسئولیت اداره شرکت را بر عهده دارند. تعداد اعضا هیئت مدیره در هریک از شرکت‌های تجاری متفاوت از دیگری‌ست. برای مثال حداقل تعداد اعضا هیئت مدیره در شرکت‌های سهامی خاص ۳ نفر است؛ در حالی‌که حداقل تعداد اعضا هیئت مدیره در شرکت‌های با مسئولیت محدود ۲ نفر تعیین شده است. اگر شما به دنبال کسب اطلاعات لازم در خصوص تعداد اعضا هیئت مدیره شرکت تجاری هستید، می‌توانید به مطلب «حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره برای ثبت شرکت» در مجله ثبت‌یار مراجعه کنید.


تنظیم صورتجلسه

مدیران شرکت قبل از انجام هرگونه تغییر در شرکت‌های تجاری، باید نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام کنند. تنظیم صورتجلسه در شرکت‌های تجاری بسته به نوع تغییر باید در مجامع عمومی یا هیئت مدیره شرکت به تصویب برسد. نکات کلیدی تنظیم صورتجلسه و توضیح انواع آن، پیش از این در مطلبی جداگانه بیان شده است؛ شما می‌توانید برای کسب اطلاع از انواع صورتجسات و نکات لازم برای تنظیم آن به مطلب «نکات کلیدی تنظیم صورتجلسه حرفه‌ای» مراجعه کنید.
نکته: به خاطر داشته باشید که مجموعه ثبت‌یار، همواره آماده ارائه خدمت در  زمینه ثبتی و قراردادی به مشتریان عزیز است. مجموعه ثبت‌یار، این امکان را برای شما فراهم نموده است تا بتوانید به راحتی با وارد کردن اطلاعات شرکت خود در سامانه ثبت‌یار، صورتجلسه تغییرات خود را تنظیم کنید. برای مشاهده و تنظیم صورتجلسه تغییرات می‌توانید به سایت «sabtyar.com» مراجعه نمائید.


برای دریافت مشاوره رایگان در امور ثبتی و قراردادی همین حالا با شماره زیر تماس بگیرید.
۰۲۱۷۴۳۱۸۷۰۰

رسمیت جلسات هیئت مدیره

برای تشکیل جلسات هیئت مدیره حضور بیش از نیمی از اعضا هیئت مدیره الزامی است. تصمیمات هیئت مدیره باید با اکثریت آرا حاضرین تصویب شود؛ مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش‌بینی شده باشد. حضور در جلسات هیئت مدیره «قائم به شخص» است. یعنی اعضا هیئت مدیره باید شخصا در جلسات هیئت مدیره شرکت کنند و نمی‌توانند این اختیار را به وکیل خود تفویض کنند.


حدود اختیارات هیئت مدیره

حدود اختیارات هیئت مدیره | ثبت‌یار

تصمیمات و اقدامات هیئت ‌مدیره باید در حدود موضوع شرکت باشد که در اساسنامه به آن تصریح‌ شده است. برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت‌جلسه‌ای تدوین‌شده و به امضا اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیئت مدیره برسد.

اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره در صورتی‌که خارج از موضوع شرکت باشد، باطل است. ما در مطلبی جداگانه به اموری که در صلاحیت هیئت مدیره شرکت است، اشاره کرده‌ایم. شما می‌توانید برای اطلاع از حدود صلاحیت هیئت مدیره به مطلب «نحوه انتخاب اعضای هیئت مدیره» مراجعه کنید. برای مثال می‌توان اشاره کرد که برکناری مدیرعامل شرکت با تنظیم و امضا صورتجلسه هیئت مدیره انجام می‌گیرد.


تاریخ جلسه هیئت مدیره نامعتبر است!

صاحبان کسب و کار در هنگام به ثبت رساندن تغییرات شرکت، ممکن است با این مشکل رو به رو شده باشند. این مشکل زمانی به وجود می‌‌آید که شرکت بخواهد چند تغییر در شرکت ایجاد کند که این تغییرات در صلاحیت مراجع مختلف باشد. در این موارد باید دقت کنید که تاریخ و ساعت صورتجلسه هیئت مدیره با دیگر صورتجسات شرکت تداخلی نداشته باشد و تقدم و تاخر آن‌ها نسبت به یکدیگر رعایت شود.


۲۰ نکته ضروری در تنظیم صورتجلسه

نکات تنظیم صورتجلسه | ثبت‌یار

در صورتجلسات هیئت‌ مدیره باید به نکات ذیل توجه ویژه داشت.

  • اختصاص شماره ترتیب به هر یک از صورتجلسات هیئت مدیره و درج آن در صورتجلسات.
  • تاریخ دقیق برگزاری جلسه هیات‌مدیره در صورتجلسه به روز، ماه و سال.
  • ساعت شروع و پایان جلسه هیات‌مدیره در صورتجلسه.
  • دستورات جلسه هیات‌مدیره به ترتیب اهمیت و اولویت.
  • قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورتجلسه هیئت مدیره اجباری است.
  • ذکر خلاصه‌ای از مذاکرات مطرح شده در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته‌ شده در جلسه هیئت مدیره در صورتجلسه هیئت مدیره.
  • پیشنهاد‌های اعضای هیئت مدیره راجع به هر یک از دستورات جلسه.
  • نظر عضو یا اعضای هیات‌مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده‌اند، به قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیئت مدیره.
  • محل برگزاری جلسه هیات‌مدیره باید در صورتجلسه‌ هیئت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسه هیات‌مدیره اصولا مرکز شرکت است اما اساسنامه می‌تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.

توصیه ثبت‌یاری:
بهتر است صورت جلسه هیئت مدیره شرکت حداقل به تعداد اعضای هیات‌مدیره حاضر در جلسه به ‌اضافه دو نسخه تهیه شود. به هر یک از اعضای حاضر در جلسه یک نسخه اصل امضا شده از صورتجلسه تسلیم می‌شود. یک نسخه اصل امضا شده از صورتجلسه، در سوابق شرکت بایگانی و یک نسخه اصل امضا شده از صورتجلسه نیز برای ارائه به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.

  • پیشنهاد‌های اعضای هیئت مدیره برای جلسه بعدی.
  • اشاره به شماره و تاریخ دعوت‌نامه‌ای که از سوی رئیس یا نایب ‌رئیس اعضای هیئت مدیره برای تشکیل جلسه هیئت مدیره، ابلاغ گردیده است.
  • نام و سمت و دلایل توجیهی حضور بازرس قانونی یا افراد دیگری که در جلسه هیئت مدیره حضور دارند؛ اعم از آنکه بنا به دعوت قبلی یا بدون دعوت، حضور یافته‌اند، باید در صورتجلسه قید گردد.
  • مصوبات هیئت مدیره باید دارای انسجام و ارتباط موضوعی با دستور جلسه هیئت مدیره داشته و از شفافیت و صراحت، برخوردار باشد.
  • اگر مصوبه هیئت مدیره درباره صدور مجوز انجام هزینه است؛ میزان، زمان، محل، موضوع هزینه و همچنین مقام هزینه کننده باید به صراحت در صورتجلسه قید گردد.
  • اگر مصوبه هیئت مدیره درباره نقض یا اصلاح یا تکمیل مصوبات قبلی است؛ باید مصوبه‌ای که بنا بر نقض، اصلاح یا تکمیل آن بوده، آورده شود.  قید تاریخ و شماره و متن مصوبه در صورتجلسه هیئت مدیره الزامی است.

اشتباهات متداول:
اگر صورت جلسه هیئت مدیره پیوست‌هایی دارد حتما به تعداد و نوع پیوست‌ها در متن صورتجلسه هیات‌مدیره، دقیقا تصریح گردد. باید توجه داشت که پیوست‌ها به امضای اعضای هیات‌مدیره برسد.

  • اگر صورتجلسه هیئت مدیره بیانگر آن است که گزارش یا سندی در هیات‌مدیره شرکت، طرح یا بررسی ‌شده است؛ باید در صورتجلسه قید گردد. توجه داشته باشید که نوع، تاریخ، محتویات سند یا گزارش و مرجع صدور و ارتباط آن با شرکت، به دقت ذکر شده باشد. توجه نمائید که نسخه کامل و دقیقی از سند یا گزارش مزبور، پیوست صورتجلسه هیئت مدیره شود.
  • در هنگام تنظیم صورتجلسه به خاطر داشته باشید که اعضای هیئت مدیره نمی‌توانند از اشخاصی تشکیل شوند که سن آن‌ها کمتر از ۱۸ سال است.
  • اعضای هیئت مدیره شرکت‌های تجاری، حتما باید از بین سهام‌داران شرکت انتخاب شوند.
  • مصوبات هیئت مدیران باید در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار آگهی شود.
  • حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص ۳ نفر و در شرکت با مسئولیت محدود ۲ نفر است.

مشخصات صورتجلسه

صورتجلسه هیئت مدیره، معمولا به‌ صورت تک‌برگی است. در صورتی‌که صورتجلسه، بیش از یک صفحه باشد؛ تمامی صفحات آن باید به امضا اعضای هیئت مدیره و منشی جلسه برسد.

توصیه ثبت‌یاری:
توصیه می‌شود منشی جلسه هیئت مدیره، پیش از تنظیم نسخه نهایی صورتجلسه هیئت مدیره، نسخه پیش‌نویس آن را تهیه و به نظر اعضای هیئت مدیره برساند .در صورت مغایرت، ویرایش یا اصلاحی که سهام‌داران درباره آن مدنظر دارند اعمال شود.


تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره در ثبت‌یار

مجموعه ثبت‌یار با بهره‌‌گیری از کارشناسان متخصص در زمینه ثبتی و قراردادی می‌تواند مشاوری مناسب برای انجام تغییرات شرکت شما باشد. تنظیم صورتجلسه در ثبت‌یار با هزینه مناسب و در حداقل زمان ممکن انجام می‌شود. جهت ثبت شرکت خود و تنظیم صورتجلسات مجامع و هیئت مدیره و به طورکلی هرگونه تغییرات در شرکت، می‌توانید به متخصصان ثبت‌یار مراجعه کنید.

برای تنظیم صورتجلسه حرفه‌ای، مجموعه ثبت‌یار را به خاطر بسپارید.
۰۲۱۷۴۳۱۸۷۰۰


لطفا به این مطلب امتیاز بدهید

4.06/5 (18)

دیدگاه شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نظرات کاربران
  • سید مجتبا مصطفوی

    ممنون از اطلاعات مفیدی که در اختیار عموم قرار میدین

  • یسنا صوفیانی

    بسیار عالی و کامل . ممنونم از اطلاعات مفیدتون