راهنمای تنظیم صورتجلسه شرکت‌ها
16 مرداد 1398 
وقتی گروهی از افراد برای تصمیم‌گیری و رسیدن به هدف واحدی گرد هم می‌آیند، برای اینکه نتیجه جلسه مفید باشد و بتوان به نتایج آن پایبند بود، باید صورتجلسه‌ای در شرکت تنظیم شود تا تصمیمات اخذ شده در آن به‌صورت دقیق ثبت گردد. با تنظیم صورتجلسه شما به‌صورت کامل و شفاف اطلاعاتی در خصوص موضوع مطرح‌شده و افراد تصمیم‌گیرنده به دست می‌آورید و این می‌تواند روشن‌کننده مسیر راه شما باشد. به همین منظور ما در این مطلب شما را با چگونگی تنظیم صورتجلسه آشنا می‌کنیم. همچنین اگر نیاز به تنظیم و ثبت صورتجلسه‌ی خود دارید، سایت ثبت‌یار را از یاد نبرید.
صورتجلسه چیست؟
برای آشنایی با نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت، باید در گام نخست با مفهوم صورتجلسه آشنا شوید. صورتجلسه در لغت به معنای نوشته‌ای است که در آن رویدادها و گفت‌وگوهای جلسه ثبت می‌شود. در حقیقت تنظیم صورتجلسه مکمل تشکیل جلسه است. ضرورت ثبت اتفاقات جلسه در خصوص شرکت‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند چرا که تصمیمات اخذ شده در جلسات نه تنها بر شرکای شرکت، بلکه بر افراد ثالثی که با شرکت در ارتباط‌اند نیز تاثیر‌گذار است.
برای مثال در صورتی که صاحبان امضا مجاز در جلسه، تغییر یابند باید این موضوع در صورتجلسه و بعد از آن در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت و برای اطلاع عموم منتشر گردد. در صورتی که صورتجلسه برای این موضوع نوشته نشده باشد امکان اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها و عموم مردم فراهم نخواهد شد.
نکات مذکور در صورتجلسه
بعد از تشکیل هر جلسه‌ای، صورتجلسه‌ای متناسب با موضوعات جلسه باید تنظیم شود. صرف‌نظر از موضوع جلسه باید موارد زیر در هر صورتجلسه‌ای بیان گردد:
- عنوان صورتجلسه
- تاریخ تشکیل جلسه
- محل برگزاری جلسه
- مشخصات و سمت اعضای تشکیل‌دهنده جلسه
- تصمیمات اخذ شده در هر جلسه
تنظیم صورتجلسه شرکت‌ها
هر مجمع یا جلسه‌ای که در خصوص اداره شرکت‌ها تشکیل می‌شود، مستلزم تنظیم صورتجلسه است بنابراین در تمامی جلسات مجمع اعم از مجمع عمومی، فوق‌العاده و عادی به‌صورت فوق‌العاده و جلسات هیئت‌مدیره باید صورتجلسه تنظیم شود.
صورتجلسه به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه نوشته می‌شود که معمولاً یکی از اعضای جلسه است؛ اما در بعضی مواقع منشی یا دبیر جلسه از خارج از اعضای جلسه انتخاب می‌شود که باید توجه داشت که دبیر در این حالت دارای حق رأی در جلسه نیست.
توجه داشته باشید که تنظیم صورتجلسه همواره ریزه‌کاری‌های فراوانی دارد که برای جلوگیری از دردسرهای احتمالی، بهتر است تنظیم صورتجلسه خود را به مجموعه ثبت‌یار بسپارید.
ضرورت تنظیم صورتجلسه
تنظیم صورتجلسه علاوه بر اینکه از لحاظ عرفی در جلسات کاربرد دارد و اطلاعات جامع و کاملی را از جلسه و تصمیمات اخذ شده در اختیار افراد خارج از جلسه قرار می‌دهد، از لحاظ قانونی نیز الزام‌آور است چرا که یکی از مدارکی که باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود، «صورتجلسه تنظیمی» است.
انواع صورتجلسه
صورتجلسه‌ها بر اساس ویژگی‌های مختلف تقسیم‌بندی می‌شود. در زیر انواع صورتجلسات بیان می‌شود:
الف: انواع صورتجلسه بر مبنای مرجع تصمیم‌گیرنده
در این تقسیم‌بندی صورتجلسه به سه دسته زیر تقسیم می‌شود:
- صورتجلسات مجمع عمومی
- صورتجلسات مجمع عمومی فوق‌العاده
- صورتجلسات هیئت‌مدیره
ب: انواع صورتجلسات بر اساس نوع شرکت
بر اساس این مبنا صورتجلسه به ۷ نوع زیر تقسیم می‌شود:
- صورتجلسه شرکت‌های با مسئولیت محدود
- صورتجلسه شرکت‌های سهامی خاص
- صورتجلسه شرکت‌های سهامی عام
- صورتجلسه شرکت‌های تضامنی
- صورتجلسه شرکت‌های تعاونی
- صورتجلسه شرکت‌های نسبی
- صورتجلسه شرکت‌های مختلط سهامی
- صورتجلسه شرکت‌های مختلط غیر سهامی
نحوه نگارش صورتجلسه
در نگارش هر صورتجلسه‌ای باید مواردی قید گردد. در ذیل مهم‌ترین مواردی که در صورتجلسه باید قید شود بیان شده است:
۱- شماره جلسه:
شماره جلسه بر مبنای دوره‌ای بودن جلسه تعیین می‌شود؛ به عبارت بهتر در صورتی که جلسه به تناوب در زمان‌های مختلف برگزار می‌شود، باید شماره صورتجلسه در صدر آن ذکر شود.
۲- مشخصات شرکت‌کنندگان جلسه:
هر جلسه‌ای برای اینکه رسمیت یابد، نیاز به تعداد مشخصی از شرکا دارد. به همین منظور در هر صورتجلسه‌ای باید اقدام به مشخص کردن حد نصاب لازم برای تشکیل و رسمیت جلسه صورت گیرد.
۳- نوع صورتجلسه:
صورتجلسه بر اساس اینکه توسط چه مرجعی تنظیم شده باشد به سه دسته صورتجلسه مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده و هیئت‌مدیره تقسیم می‌شود که باید در متن صورتجلسه حتما به آن اشاره شود.
۴- هدف تشکیل جلسه:
مشخص کردن موضوعی که جلسه برای تصمیم‌گیری در مورد آن تشکیل‌شده است یکی از موضوعاتی است که در صورتجلسه باید قید گردد.
۵- موضوعات مطرح‌شده در جلسه:
در هر جلسه‌ای فهرستی از موضوعات در جریان مطرح می‌شود که باید در صورتجلسه به طور دقیق و کامل قید شود.
۶- تصمیمیات اخذ شده در جلسه:
علاوه بر موضوعات مطرح در صورتجلسه باید تصمیمات اخذ شده در خصوص هر موضوع نیز برای اطلاع عموم و اداره ثبت شرکت‌ها بیان شود.
۷- زمان جلسه:
مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسه از موضوعاتی‌ست که برای تنظیم صورتجلسه واجب است.
۸-تاریخ جلسه:
برای شروع هر جلسه‌ای دعوتنامه‌ای ارسال می‌شود که در آن تاریخ تشکیل جلسه بیان شده است به جهت بررسی درست بودن زمان تشکیل جلسه باید در صورتجلسه نیز تاریخ تشکیل جلسه برای بررسی قید گردد.
۹- مکان جلسه:
مکان جلسه نیز برای بررسی درست بودن مکان قید شده در آگهی دعوت باید در صورتجلسه قید شده باشد.
۱۰- امضا اعضای حاضر در جلسه:
پس از اتمام جلسه و اخذ تصمیم در هر یک از موضوعات برای تایید مطالب باید اعضای حاضر در جلسه ذیل صورتجلسه را امضا نمایند.
پس از تنظیم صورتجلسه برای رسمیت یافتن تصمیمات و تغییرات اخذ شده باید اقدام به ثبت صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها کرد تا بعد از بررسی و تائید آن برای انتشار آگهی برای اطلاع عموم اقدام شود.
تنظیم صورتجلسه در سریع‌ترین زمان ممکن
ما در این مطلب شما را با نحوه تنظیم صورتجلسه آشنا کردیم، اما توجه داشته باشید که تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در سامانه همواره ریزه کاری‌هایی دارد که شما می‌توانید برای سهولت کار خود به سامانه ثبت‌یار مراجعه و اقدام به دریافت صورتجلسه مورد نظر خود نمایید. برای این‌کار کافی‌ست تنها وارد سامانه ثبت‌یار شوید و اطلاعات خود را وارد کرده و فایل صورتجلسه خود را دانلود نمایید.
۰۲۱-۷۴۳۱۸۷۰۰ :شماره تماس پشتیبانی