آیا تا به حال به نهادهای نظارتی اطراف خود دقت کرده‌اید. به جرات می‌توان گفت تمامی سازمان‌های موجود در کشور، برای رسیدن به بازدهی مطلوب و داشتن عملکرد صحیح، نیازمند داشتن اشخاص یا نهادهایی برای نظارت هستند. هر چقدر این سازمان در مقیاس بزرگ‌تر تشکیل شده باشد، ضرورت داشتن نهاد نظارتی هم در آن بیشتر دیده می‌‍‌‌شود.
تمامی شرکت‌های تجاری قانون تجارت، دارای نهاد نظارتی هستند. اما نحوه نظارت در هریک از شرکت‌های تجاری در قالبی متفاوت قرار گرفته است. بازرس یا بازرسین در شرکت‌های سهامی خاص، نقش نهاد نظارتی را ایفا می‌کنند. اکنون سوال‌هایی که پیش می‌آید این است که:
چه اشخاصی باید بازرسین را تعیین کنند؟
چه کسانی می‌توانند به عنوان بازرس معرفی شوند؟
آیا انتخاب بازرسین در شرکت‌های سهامی خاص، ملزم به رعایت تشریفات خاصی است؟
در این مطلب می‌خواهیم تا شما را با صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت سهامی خاص آشنا کنیم و در نهایت شما را با سامانه‌ای آشنا کنیم که این صورتجلسه را به صورت آنلاین در اختیار شما قرار می‌دهد.

الزام به تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان

تصمیمات مهم در شرکت‌های تجاری معمولا در جلسات رسمی اتخاذ می‌شوند. یعنی، مدیران و شرکا با حضور در جلسه‌ای رسمی، درباره مسائل مهم شرکت تصمیم‌گیری می‌کنند. در پایان این جلسه نیز، تصمیماتی که مورد موافقت قرار گرفته، توسط منشی جلسه یاداشت می‌شود. به این کار در اصطلاح حقوقی، تنظیم صورتجلسه می‌گویند.

بنابراین، صورتجلسه به معنی صورت‌برداری از مسائل مهمی‌ست که درباره آن‌ها در جلسه تصمیم‌گیری شده. انتخاب بازرسین هم یکی از این تصمیمات مهم است و باید در قالب صورتجلسه، تنظیم شود.

 لزوم معرفی بازرسین به اداره ثبت شرکت‌ها

بر اساس قانون تجارت، اکثر تغییرات در شرکت‌های تجاری جز امور داخلی محسوب می‌شوند. در نتیجه، لازم نیست به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برسند. اما برخی از تغییرات می‌بایست، برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.

مطابق ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت، به محض انتخاب یا تغییر بازرس اصلی و علی‌البدل در شرکت‌‌های سهامی خاص، یک نسخه از صورت‌جلسه انتخاب بازرسین، باید برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد.

 نکات مهم تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌ سهامی خاص

1) تعیین نوع صورت‌جلسه

مهم‌ترین نکته در تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌های سهامی خاص، تعیین نوع صورت‌جلسه ‌است. یعنی، باید بدانیم کدام‌یک از مجامع می‌توانند، بازرسین شرکت را انتخاب نماید.

انتخاب و تغییر بازرسان، در صلاحیت مجمع عمومی موسس و مجمع عمومی عادی است.

انتخاب اولین بازرسان شرکت با موسسین است. در حالی که انتخاب بازرسان برای دفعات بعدی، در صلاحیت مجمع عمومی عادی قرار دارد. همانطور که می‌دانید شما برای ثبت شرکت سهامی خاص، می‌بایست دو نفر بازرس معرفی نمایید. انتخاب و تصویب این بازرسان، در صلاحیت مجمع عمومی موسس یا موسسین شرکت است. اما با تشکیل و فعالیت شرکت، برای انتخاب و تغییر بازرسان، باید مجمع عمومی عادی را دعوت نمایید.

برای آشنایی با چگونگی برگزاری مجمع عمومی ، روی آن کلیک بفرمایید.

2) مشخصات شرکت

برای تکمیل صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌ سهامی خاص، درج مشخصات شرکت الزامی است. اما لازم نیست تمامی مشخصات شرکت را در صورت‌جلسه قید کنید. تنها درج اطلاعات زیر ضروری است:

• نام شرکت
• نوع شرکت (سهامی خاص)
• شناسه ملی شرکت
• شماره ثبت شرکت
• میزان سرمایه ثبت شده شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها

3) مشخصات جلسه

تاریخ، روز، ساعت و مکان برگزاری جلسه در تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌های سهامی خاص الزامی‌ست. علاوه بر این موضوع، باید تعداد شرکا حاضر در جلسه نیز قید شود.

توصیه ثبت‌یاری:
ممکن است کلیه شرکا در جلسات مجمع حاضر نباشند. اگر احتمال چنین موردی وجود دارد، باید قبل از برگزاری جلسه، آگهی دعوت منتشر شود. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات درباره انتشار آگهی دعوت به مطلب (روش های دعوت از مجمع عمومی شرکت) در مجله ثبت‌یار مراجعه نمایید.

4) تعیین هیئت رئیسه

هر مجمع عمومی توسط یک هیات رئیسه اداره می‌شود. مطابق قانون، اعضای هیات رئیسه باید از بین سهامداران انتخاب شوند. البته این قاعده در مورد منشی هیات رئیسه جاری نیست. یعنی، منشی می‌تواند خارج از سهامداران و هیات مدیره شرکت باشد.

5) انتخاب دستور جلسه

 گام اصلی در تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌ سهامی خاص ، تعیین دستور جلسه است. دستور جلسه، به ما نشان می‌دهد که چه مسائلی در این جلسه مورد بررسی قرار گرفته است. در اینجا، هدف از برگزاری مجمع، انتخاب یا تمدید بازرسان است. بنابراین در دستور جلسه باید موضوع انتخاب بازرسان و اسامی بازرسان قید شود.

توصیه ثبت‌یاری:
به خاطر داشته باشید که انتخاب بازرس اصلی و علی‌البدل در شرکت سهامی خاص الزامی‌ست. انتخاب بازرسان باید هر ساله انجام شود. اگر برای یک سال بازرس انتخاب نکنید، نمی‌توانید صورت‌‌های مالی یا ترازنامه خود را در آن سال ثبت کنید. همچنین به خاطر داشته باشید که مدت تصدی بازرسان تنها برای یک سالی مالی معتبر است. یعنی، نمی‌توان مدت تصدی آنها را بیشتر از یک ‌سال انتخاب کرد. اما انتخاب مجدد بازرسین در سالهای متوالی بلامانع است.

6) اقرارنامه بازرسان

یکی از نکات بسیار مهم در تنظیم صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت‌ سهامی خاص ، درج اقرارنامه بازرسان است. به زبان ساده، بازرسان شرکت، پس از انتخاب باید اقرار کنند که از لحاظ قانونی، ممنوعیتی برای بازرسی در شرکت‎های تجاری ندارند.

توصیه ثبت‌یاری:
باید به خاطر داشته باشید که تمامی افراد نمی‌توانند برای سمت بازرس انتخاب شوند. قانون برای انتخاب بازرسین شرکت، محدودیت‌هایی در نظر گرفته است.

اشتباهات متداول:
توجه داشته باشید که می‌توانید بازرسان خود را از بین سهامداران انتخاب نمایید. بنابراین محدودیتی برای سهامدار بودن بازرس وجود ندارد. اما اعضای هیأت مدیره و مدیرعامل شرکت نمی­توانند بازرس همان شرکت باشند.

7) تعیین دارنده حق امضا

در صورتجلسه باید یک نفر برای گرفتن آگهی تغییرات از اداره ثبت شرکت‌ها مشخص شود. این شخص می‌تواند از بین اعضای هیئت مدیره، بازرسین و سهام‌داران شرکت انتخاب شود.

8) امضا بازرسین، هیئت رئیسه و سهام‌داران حاضر در جلسه

در نهایت تمامی بازرسین، هیات رییسه و شرکا که در جلسه حضور داشته‌اند، باید ذیل صورتجلسه را امضا کنند.

توصیه ثبت‌یاری:
به خاطر داشته باشید که امضا هیات رئیسه باید ذیل تمامی صفحات وجود داشته باشد. به عنوان مثال اگر صورتجلسه 3 صفحه باشد، باید تمامی صفحات به امضا هیات رئیسه برسد.

نمونه صورتجلسه انتخاب بازرسان شرکت سهامی خاص

تنظیم آنلاین ‌نمونه صورتجلسه در سامانه ثبت‌یار

مجموعه ثبت‌یار همواره در تلاش است تا انجام امور ثبتی شما را به ساده‌ترین نحو انجام دهد. برای همین منظور، سامانه‌ای برای دریافت انواع صورتجلسه راه‌اندازی نموده است. شما می‌توانید با مراجعه به سایت sabtyar.com و وارد کردن اطلاعات شرکتتان، تنها با چند کلیک، صورتجلسه آماده خود را دریافت نمایید. در صورت داشتن هرگونه سوال در خصوص سامانه و ثبت تغییرات، با کارشناسان ما تماس بگیرید.

تلفن واحد پشتیبانی:
۰۲۱-۷۴۳۱۸۷۰۰